Adatkezelési tájékoztató

Utolsó frissítés: 2025.06.19.

Az irat.ai átirat készítő, dokumentumfeldolgozó és asszisztens szolgáltatás adatkezelési tájékoztatója

1. BEVEZETÉS

Az Entel Kft. (székhely: 1025 Budapest, Szépvölgyi út 32. 1. em 1., cégjegyzékszám: 01 09 065978, adószám: 10345962-2-41) (továbbiakban: “Szolgáltató”, “Adatkezelő”, “mi” vagy “Entel Kft.”) elkötelezett a személyes adatok védelmének biztosítása iránt. Jelen adatkezelési tájékoztató (továbbiakban: “Tájékoztató”) részletesen ismerteti az irat.ai szolgáltatás (továbbiakban: “Szolgáltatás”) igénybevétele során történő adatkezelést.

A Szolgáltatás használatával Ön elfogadja a jelen Tájékoztatóban foglaltakat és hozzájárul a leírt adatkezelési gyakorlathoz. Amennyiben nem ért egyet a Tájékoztatóban foglaltakkal, kérjük, ne használja Szolgáltatásunkat.

1.1 A Tájékoztató célja

Jelen Tájékoztató célja, hogy részletes információt nyújtson az irat.ai szolgáltatás használata során végzett adatkezelési tevékenységeinkről, az adatkezelés jogalapjáról, a kezelt adatok köréről, az adatkezelés időtartamáról, valamint az Ön adatvédelemmel kapcsolatos jogairól és jogorvoslati lehetőségeiről.

1.2 Fogalommeghatározások

Jelen Tájékoztatóban használt fogalmak értelmezése során az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (GDPR) 4. cikkében meghatározott fogalommeghatározásokat alkalmazzuk. Ezek közül a legfontosabbak:

• Személyes adat: azonosított vagy azonosítható természetes személyre vonatkozó bármely információ.
• Adatkezelés: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége.
• Adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy (jelen esetben az Entel Kft.), amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza.
• Adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel.
• Érintett: a Szolgáltatás felhasználója, akinek személyes adatait kezeljük.

2. AZ ADATKEZELŐ ADATAI

Név: Entel Kft.
Székhely: 1025 Budapest, Szépvölgyi út 32. 1. em 1.
Cégjegyzékszám: 01 09 065978
Adószám: 10345962-2-41
E-mail: support@irat.ai
Weboldal: www.irat.ai

3. AZ ADATKEZELÉS JOGALAPJA

Személyes adatait az alábbi jogalapok szerint kezeljük:

• Szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) b) pont): a Szolgáltatás nyújtására irányuló szerződés teljesítése érdekében szükséges adatkezelés.
• Jogi kötelezettség teljesítése (GDPR 6. cikk (1) c) pont): jogszabályi előírások teljesítése érdekében végzett adatkezelés (pl. számviteli bizonylatok megőrzése).
• Jogos érdek (GDPR 6. cikk (1) f) pont): a Szolgáltató vagy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges adatkezelés.
• Hozzájárulás (GDPR 6. cikk (1) a) pont): az Ön önkéntes, konkrét, tájékoztatáson alapuló és egyértelmű hozzájárulása alapján végzett adatkezelés (pl. hírlevél küldése).

4. KEZELT ADATOK KÖRE ÉS AZ ADATKEZELÉS CÉLJA

A Szolgáltató (Entel Kft.) a jelen Tájékoztatóban részletezett adatkezelések során kettős szerepkörben járhat el. A Felhasználói fiók létrehozásával, a kapcsolattartással és a számlázással összefüggő adatok (pl. név, e-mail cím, számlázási adatok) tekintetében Adatkezelőnek minősül. Ugyanakkor azon tartalmak – különösen a hangfelvételek, dokumentumok, és az azokból készült átiratok, összefoglalók –, amelyeket a Felhasználó tölt fel a rendszerbe és dolgoz fel a Szolgáltatás segítségével, a Felhasználó (mint Adatkezelő) tulajdonát és felelősségi körét képezik. Ezen adatok tekintetében a Szolgáltató a Felhasználó nevében és utasításai alapján eljáró Adatfeldolgozónak minősül, amelyre vonatkozó részletes szabályokat az Általános Szerződési Feltételek 2. számú melléklete, az Adatfeldolgozási Megállapodás tartalmazza.

4.1 Regisztráció és fiók létrehozása

Kezelt adatok köre:

• Név (vezetéknév, keresztnév)
• E-mail cím
• Jelszó (titkosított formában)
• Telefonszám (opcionális)
• IP cím és a regisztráció időpontja

Adatkezelés célja: A Szolgáltatás igénybevételéhez szükséges felhasználói fiók létrehozása és kezelése, a Felhasználó azonosítása, kapcsolattartás.

Adatkezelés jogalapja: Szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) b) pont).

Adatkezelés időtartama: A felhasználói fiók fennállásáig, de legalább a jogszabályi előírások által meghatározott ideig (fiók törlését követően az e-mail cím 1 évig megőrzésre kerül visszaélések megelőzése céljából).

Jogi személy Felhasználók által a saját munkatársaik vagy megbízottjaik részére létrehozott alfelhasználói fiókok (név, e-mail cím) esetében a Szolgáltató a Felhasználó utasításai alapján eljáró Adatfeldolgozónak minősül. Ezen adatkezelésre vonatkozó részletes szabályokat az Általános Szerződési Feltételek 2. számú melléklete, az Adatfeldolgozási Megállapodás tartalmazza.

4.2 Számlázási és fizetési adatok kezelése

Kezelt adatok köre:

• Név/cégnév
• Számlázási cím (ország, irányítószám, város, utca, házszám)
• Adószám (cégek esetén)
• Bankszámlaszám (bankátutalás esetén)
• Fizetési mód
• Fizetési tranzakciók adatai

Adatkezelés célja: Előfizetési és fizetési kötelezettségek teljesítése, számlázás.

Adatkezelés jogalapja: Szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) b) pont) és jogi kötelezettség teljesítése (GDPR 6. cikk (1) c) pont).

Adatkezelés időtartama: A számviteli jogszabályok szerinti 8 év.

4.3 Hangfelvételek és dokumentumok kezelése

Kezelt adatok köre:

• Felhasználó által feltöltött hangfelvételek
• Felhasználó által diktált hanganyagok
• Hangfelvételekből készült átiratok
• Felhasználó által feltöltött dokumentumok
• Dokumentumok feldolgozásából származó adatok
• Az átiratok, fordítások és összefoglalók

Adatkezelés célja: A Szolgáltatás alapvető funkcióinak biztosítása (hangfelvételek átírása, dokumentumok feldolgozása, fordítása, összefoglalása).

Adatkezelés jogalapja: Szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) b) pont).

Adatkezelés időtartama: 90 nap. A fenti megőrzési idő letelte után az adatok automatikusan törlésre kerülnek, kivéve, ha a Felhasználó előbb törli azokat.

4.4 Asszisztens szolgáltatás használata során keletkező adatok

Kezelt adatok köre:

• Chat beszélgetések tartalma
• Felhasználó által az Asszisztensnek feltett kérdések
• Az Asszisztens által adott válaszok
• A beszélgetéshez kapcsolódó metaadatok (időpont, használat gyakorisága)

Adatkezelés célja: Az Asszisztens szolgáltatás biztosítása, a felhasználói élmény fejlesztése, a kérdések megválaszolása.

Adatkezelés jogalapja: Szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) b) pont).

Adatkezelés időtartama: 90 nap. A fenti megőrzési idő letelte után az adatok automatikusan törlésre kerülnek, kivéve, ha a Felhasználó előbb törli azokat.

4.5 Rendszer- és hibanaplók

Kezelt adatok köre:

• IP cím
• Böngésző típusa és verziója
• Operációs rendszer
• Felhasználói aktivitás időpontja
• Hibaüzenetek
• Rendszerhasználati adatok

Adatkezelés célja: A Szolgáltatás biztonságának és megfelelő működésének biztosítása, hibák azonosítása és javítása, visszaélések megelőzése és kivizsgálása.

Adatkezelés jogalapja: Jogos érdek (GDPR 6. cikk (1) f) pont).

Adatkezelés időtartama: 30 nap, utána automatikusan törlésre kerülnek.

4.6 Hírlevél és marketing kommunikáció

Kezelt adatok köre:

• Név
• E-mail cím
• Feliratkozás időpontja
• Hírlevéllel kapcsolatos interakciók (megnyitás, kattintás)

Adatkezelés célja: Hírlevél küldése, tájékoztatás új szolgáltatásokról, funkciókról, akciókról.

Adatkezelés jogalapja: Hozzájárulás (GDPR 6. cikk (1) a) pont).

Adatkezelés időtartama: A hozzájárulás visszavonásáig (leiratkozásig).

Amennyiben az e-mail cím nem természetes személyhez kapcsolódik, hanem kizárólag jogi személyt, hivatali funkciót vagy intézményt azonosít, úgy az nem minősül személyes adatnak, ezért az ilyen címekre küldött hírlevelekre és marketing kommunikációra ezek az adatvédelmi előírások nem vonatkoznak. Az intézményi e-mail címeket a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelően kezeljük.

4.7 Felhasználói visszajelzések és ajánlások

Kezelt adatok köre:

• Név
• Munkahely/pozíció (opcionális)
• Visszajelzés/ajánlás tartalma
• E-mail cím (opcionális)

Adatkezelés célja: Szolgáltatás fejlesztése, referenciaként való felhasználás, marketing célú felhasználás.

Adatkezelés jogalapja: Hozzájárulás (GDPR 6. cikk (1) a) pont).

Adatkezelés időtartama: A hozzájárulás visszavonásáig.

5. ADATFELDOLGOZÓK ÉS ADATTOVÁBBÍTÁS

5.1 Adatfeldolgozók

A Szolgáltatás nyújtása során az alábbi kategóriákba tartozó adatfeldolgozókat vesszük igénybe:

• Felhőalapú infrastruktúra szolgáltatók: A Szolgáltatás működtetéséhez szükséges szerverek és adattárolási kapacitás biztosítása.
• Automatizált hangfelismerő rendszerek szolgáltatói: A hangfelvételek átírásához szükséges technológia biztosítása.
• Mesterséges intelligencia alapú szövegfeldolgozó szolgáltatók: Az átiratok és dokumentumok feldolgozása, elemzése, fordítása és összefoglalása.
• Fizetési szolgáltatók: Az online fizetési tranzakciók lebonyolítása.

A Szolgáltató csak olyan adatfeldolgozókat vesz igénybe, amelyek megfelelő garanciákat nyújtanak az adatvédelmi jogszabályoknak való megfelelésre és az érintettek jogainak védelmére. Az adatfeldolgozók listájáról bővebb információt kérésére biztosítunk.

5.2 Nemzetközi adattovábbítás

A Szolgáltatás nyújtása során az Ön adatai az Európai Gazdasági Térségen (EGT) kívülre is továbbításra kerülhetnek, különösen az Amerikai Egyesült Államokba. Ilyen esetekben biztosítjuk, hogy az adattovábbítás kizárólag megfelelő adatvédelmi garanciák mellett történjen. Ennek érdekében a Szolgáltató csak olyan USA-beli al-adatfeldolgozókat vesz igénybe, amelyek szerepelnek az Európai Bizottság megfelelőségi határozatán alapuló EU-USA Adatvédelmi Keretrendszer (Data Privacy Framework – DPF) tanúsítvánnyal rendelkező szervezetek listáján, vagy amennyiben az adattovábbítás más harmadik országba vagy a DPF hatálya alá nem tartozó al-adatfeldolgozóhoz történik az USA-ban, akkor az Európai Bizottság által jóváhagyott általános szerződési feltételeket (Standard Contractual Clauses – SCC) alkalmazzuk, és azokat szükség szerint kiegészítő intézkedésekkel, valamint az adattovábbítási hatásvizsgálat (TIA) elvégzésével támasztjuk alá.

5.3 Összegzés és kivonatozás

A Plus, Premium és Professional csomagokban elérhető összegző funkció igénybevétele esetén a feldolgozott szöveg kivonatozása és kulcsszavak kiemelése külső szolgáltató által biztosított technológia segítségével történik.

5.4 Adattovábbítás hatósági megkeresés alapján

Jogszabályi kötelezettség alapján, bírósági vagy hatósági megkeresés esetén kötelesek lehetünk bizonyos adatokat átadni az arra jogosult hatóságoknak. Az adattovábbítás előtt minden esetben meggyőződünk a megkeresés jogszerűségéről és csak a jogszerű megkeresésnek, a kért mértékben teszünk eleget.

6. ADATBIZTONSÁG

Az Entel Kft. megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz az adatok biztonsága érdekében, beleértve:

• Adattitkosítás alkalmazása a tárolás és adattovábbítás során (HTTPS, TLS protokollok)
• Rendszeres biztonsági mentések készítése
• Hozzáférés-szabályozási rendszerek alkalmazása
• Tűzfalak és egyéb biztonsági intézkedések használata
• Rendszeres biztonsági frissítések és ellenőrzések
• Biztonságtudatos munkatársi képzések.

6.1 Adatvédelmi incidens kezelése

Adatvédelmi incidens esetén az EU 2016/679 Rendelet 33. cikke alapján járunk el. Az incidenst haladéktalanul, de legkésőbb 72 órán belül bejelentjük a felügyeleti hatóságnak, valamint a jogszabályi előírásoknak megfelelően értesítjük az érintetteket. Az adatvédelmi incidensekről nyilvántartást vezetünk.

7. AZ ÉRINTETTEK JOGAI

Az Adatvédelmi Rendelet (GDPR) értelmében Önt az alábbi jogok illetik meg a személyes adatai kezelésével kapcsolatban:

7.1 Hozzáféréshez való jog

Ön jogosult arra, hogy visszajelzést kapjon tőlünk arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha igen, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a kapcsolódó információkhoz hozzáférést kapjon.

7.2 Helyesbítéshez való jog

Ön jogosult arra, hogy kérésére indokolatlan késedelem nélkül helyesbítsük az Önre vonatkozó pontatlan személyes adatokat, vagy kiegészítsük a hiányos adatokat.

7.3 Törléshez való jog (“elfeledtetéshez való jog”)

Ön jogosult arra, hogy kérésére indokolatlan késedelem nélkül töröljük az Önre vonatkozó személyes adatokat, ha az alábbi indokok valamelyike fennáll:

• Az adatokra már nincs szükség abból a célból, amiért gyűjtöttük;
• Ön visszavonja a hozzájárulását;
• Ön tiltakozik az adatkezelés ellen és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok;
• Az adatokat jogellenesen kezeltük;
• Jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell az adatokat.

Kivételt képeznek ez alól azok az esetek, ahol jogszabály előírja az Ön adatainak megőrzését.

7.4 Adatkezelés korlátozásához való jog

Ön jogosult arra, hogy kérésére korlátozzuk az adatkezelést, ha:

• Ön vitatja az adatok pontosságát;
• Az adatkezelés jogellenes, de Ön ellenzi az adatok törlését;
• Nekünk már nincs szükségünk az adatokra, de Önnek jogi igényei előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez szüksége van rájuk;
• Ön tiltakozott az adatkezelés ellen, amíg vizsgáljuk, hogy jogos érdekeink elsőbbséget élveznek-e.

7.5 Adathordozhatósághoz való jog

Ön jogosult arra, hogy az Önre vonatkozó, általunk kezelt személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, és ezeket az adatokat egy másik adatkezelőnek továbbítsa.

7.6 Tiltakozáshoz való jog

Ön jogosult arra, hogy tiltakozzon személyes adatainak kezelése ellen, ha az adatkezelés jogalapja jogos érdek. Ebben az esetben csak akkor kezelhetjük tovább az adatokat, ha bizonyítjuk, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az Ön érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben.

7.7 Automatizált döntéshozatallal kapcsolatos jogok

Ön jogosult arra, hogy ne terjedjen ki Önre az olyan, kizárólag automatizált adatkezelésen alapuló döntés hatálya, amely Önre nézve joghatással járna vagy Önt hasonlóképpen jelentős mértékben érintené, kivéve, ha a döntés az Önnel kötött szerződés teljesítéséhez szükséges, vagy azt jogszabály lehetővé teszi, vagy Ön ehhez kifejezetten hozzájárult.

8. JOGÉRVÉNYESÍTÉSI LEHETŐSÉGEK

8.1 Szolgáltatóhoz benyújtott kérelem

Az adatkezeléssel kapcsolatos jogaival a support@irat.ai e-mail címre küldött kérelemmel, vagy írásban, az adatkezelő postai címére (1025 Budapest, Szépvölgyi út 32. 1. em. 1.) küldött ajánlott vagy tértivevényes-ajánlott levélben élhet. Az adatkezeléssel kapcsolatos kérdésekre az adatkezelő a kézhezvételtől számított 30 napon belül köteles válaszolni.

8.2 Panasz benyújtása a felügyeleti hatósághoz

Ön jogosult arra, hogy panaszt tegyen a felügyeleti hatóságnál, ha megítélése szerint a személyes adatok kezelése sérti az adatvédelmi jogszabályokat:

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.
Levelezési cím: 1363 Budapest, Pf.: 9.
Telefon: +36 (1) 391 1400
Fax: +36 (1) 391-1410
Weboldal: http://www.naih.hu
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu

8.3 Bírósági jogérvényesítés

Ön a jogainak megsértése esetén az adatkezelő ellen bírósághoz fordulhat. A bíróság az ügyben soron kívül jár el. A per elbírálása a törvényszék hatáskörébe tartozik. A per az Ön választása szerint a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindítható.

9. COOKIE-K (SÜTIK) HASZNÁLATA

9.1 Mik azok a cookie-k?

A cookie-k (sütik) olyan apró információcsomagok, amelyeket a weboldal helyez el az Ön eszközén a weboldal használatakor. A cookie-k segítenek a weboldal megfelelő működésében, a felhasználói élmény javításában, illetve információt gyűjtenek a weboldal használatáról.

9.2 Milyen cookie-kat használunk?

• Szükséges cookie-k: Ezek elengedhetetlenek a weboldal működéséhez (pl. bejelentkezési adatok megjegyzése).
• Funkcionális cookie-k: Ezek javítják a felhasználói élményt (pl. nyelvi beállítások megjegyzése).
• Analitikai cookie-k: A Google Analytics segítségével statisztikai adatokat gyűjtünk a weboldal használatáról.
• Marketing cookie-k: Ezek segítenek nekünk a célzott hirdetések megjelenítésében.

9.3 Cookie-k kezelése

A legtöbb böngésző lehetőséget biztosít a cookie-k kezelésére. Ön beállíthatja böngészőjét, hogy az értesítse Önt, amikor cookie-t kap, vagy elutasíthatja a cookie-kat. Ugyanakkor, ha Ön elutasítja a cookie-kat, előfordulhat, hogy egyes funkciók nem működnek megfelelően.

10. GYERMEKEKRE VONATKOZÓ ADATKEZELÉS

A Szolgáltatást 16 év alatti személyek nem használhatják. Nem gyűjtünk szándékosan információt 16 év alatti személyekről. Ha tudomásunkra jut, hogy 16 év alatti személy adatait kezeljük, megtesszük a szükséges lépéseket az adatok törléséhez.

11. TÁJÉKOZTATÓ MÓDOSÍTÁSA

Fenntartjuk a jogot, hogy jelen Tájékoztatót egyoldalúan módosítsuk. A módosítás a Szolgáltatás weboldalán való közzététellel lép hatályba. A Tájékoztató módosításáról a Felhasználókat e-mail útján értesítjük. Az értesítés tartalmazza a módosítás hatálybalépésének időpontját és a módosított Tájékoztató elérhetőségét.

12. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

Jelen Tájékoztató az Utolsó Frissítés napjától hatályos és visszavonásig érvényes. A Tájékoztató elérhető a www.irat.ai weboldalon és a Szolgáltatás felhasználói felületén.

Az irat.ai szolgáltatás használatával Ön kijelenti, hogy a jelen Tájékoztatót elolvasta, megértette és az abban foglaltakat elfogadja.

A jelen Tájékoztató az irat.ai Általános Szerződési Feltételeinek 1. számú mellékletét képezi.